Lựa chọn hãng tàu Vietnam highlights

Nhìn chung việc ra quyết định lựa chọn h•ng tàu nào để chuyên chở hàng hoá được Công ty xem xét dựa trên nhiều yếu tố. Công tác lựa chọn và thuê tàu chuyên chở tại Công ty tương đối hoàn thiện. Ngoài ra một số yếu tố bắt buộc như: lịch tàu, tuyến đường... lúc thì ưu tiên cho yếu tố này, lúc thì ưu tiên cho yếu tố kia tuỳ theo từng thương vụ mà Công ty Vietnam highlights sẽ xác định được yếu tố nào là quan trọng nhất để đưa ra quyết định chung.
1.2. Ký Booking Note:
Sau khi lựa chọn tàu chuyên chở xong, Công ty sẽ thông báo cho h•ng tàu về lượng hàng, Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng và một số điều kiện khác để cùng h•ng tàu thoả thuận và ký Booking Note.
Booking  Note làm căn cứ, độ tin cậy và đồng thời là thông tin cho H•ng tàu biết Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng, cũng như các thông tin khác liên quan về lô hàng đó. Về cơ bản nội dung của một Booking Note bao gồm các mục sau:
Tên và địa chỉ của chủ hàng, người gửi hàng (Shiper), người nhận hàng (Consignee) hoặc theo lệnh của ai, địa chỉ thông báo. Trong những mục trên, nếu thanh toán bằng L/C thì tên, địa chỉ thông báo phải được ghi hoàn toàn chính xác với L/C đến từng dấu phẩy, Booking Note là căn cứ lập B/L. Nếu có sự sai lệch, ngân hàng sẽ không thanh toán cho người xuất khẩu gây ra khiếu nại, rắc rối sau này.
Địa điểm xếp hàng (Port of Loading), dỡ hàng (Port of Discharge). Trong Booking Note hai mục này được người giao nhận đề cập đến vì đây là căn cứ để tính cước của h•ng tàu, do đó phải ghi chính xác và tính toán sao cho có lợi nhất.
* Tên hàng hoá:
Mô tả này phải sao y từ L/C để thuận lợi cho việc thanh toán. Mô tả Booking Note có thể không chi tiết như trong L/C đôi khi cũng được chấp nhận nhưng phải chính xác vì đây là cơ sở để tính thuế XNK.
* Giá cước vận chuyển:
Được quyết định rất cụ thể trong Booking Note, bao gồm các yếu tố: đóng cước, đơn giá Container, cước phí trả trước hay trả sau.
* Số lượng, loại Container:
Đối với Công ty, các mặt hàng uỷ thác giao nhận không cố định, điều này phụ thuộc vào từng lô hàng của chủ hàng uỷ thác cho Công ty Vietnam highlights. Do vậy, trong Booking Note phải ghi rõ Container đóng loại hàng gì, bao nhiêu Container, loại Container, kích cỡ Container. Kèm theo đó phải ghi rõ nhiệt độ cần thiết của Container khi chứa hàng. Đây là mục tương đối quan trọng, vì nếu không ghi chú nhiệt độ, hàng hoá trong Container sẽ không được đảm bảo chất lượng do h•ng tàu không biết nhiệt độ phù hợp với hàng để cài đặt, đặc biệt là đối với mặt hàng thuỷ sản đông lạnh.